Versie: 28 oktober 2026
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij elk Smardly Team-abonnement en maakt deel uit van de Overeenkomst onder de Algemene Voorwaarden van Smardly BV (artikel 7.5).
1.1. Verwerkingsverantwoordelijke: de Zakelijke Klant die een Smardly Team-abonnement afsluit, hierna: de Klant.
1.2. Verwerker: Smardly BV, gevestigd aan de Mgr. Buxckstraat 8, 6134 AP Sittard, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80435602, hierna: Smardly.
1.3. Deze verwerkersovereenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het Team-abonnement afsluit en de Algemene Voorwaarden accepteert. Een aparte handtekening is niet nodig. Wil de Klant een ondertekend exemplaar, dan stuurt Smardly dat op verzoek.
2.1. Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hebben de betekenis uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2.2. Gebruiker: een medewerker of andere persoon voor wie de Klant binnen Smardly Team een profiel aanmaakt of beheert.
2.3. Subverwerker: een partij die Smardly inschakelt en die daarbij persoonsgegevens van de Klant verwerkt.
2.4. Andere begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Algemene Voorwaarden van Smardly BV.
3.1. Smardly verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers in opdracht van de Klant, uitsluitend om Smardly Team te leveren: werkprofielen, publieke profielpagina's, Wallet-passen, QR-codes, NFC-kaarten, statistieken en, bij een Team Pro-licentie, de rechten in Smardly Voice.
3.2. Welke gegevens dat zijn, van wie en waarvoor, staat in Bijlage 1.
3.3. De Klant bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. De Klant staat ervoor in dat hij een geldige grondslag heeft om de gegevens van zijn Gebruikers door Smardly te laten verwerken, en dat hij zijn Gebruikers daarover informeert.
3.4. Niet onder deze overeenkomst vallen: de privé-accounts en privéprofielen van Gebruikers, en de gegevens van de Klant zelf als klant van Smardly (contactpersoon, facturatie). Daarvoor is Smardly zelf verantwoordelijke, volgens haar privacyverklaring. Opnames, transcripties en samenvattingen in Smardly Voice verwerkt Smardly niet: die staan op het toestel en in de iCloud van de Gebruiker.
4.1. Smardly verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de Klant. De instellingen die de Klant in de beheeromgeving van Smardly Team kiest, en deze overeenkomst, gelden als die instructies.
4.2. Is Smardly wettelijk verplicht om gegevens anders te verwerken, dan meldt zij dat vooraf aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.
4.3. Vindt Smardly dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dat direct aan de Klant.
5.1. Smardly houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen medewerkers die ze voor hun werk nodig hebben, hebben er toegang toe, en zij hebben een geheimhoudingsplicht.
6.1. Smardly neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Die maatregelen staan in Bijlage 3.
6.2. Smardly mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.
7.1. De Klant geeft Smardly algemene toestemming om de subverwerkers uit Bijlage 2 in te schakelen.
7.2. Wil Smardly een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt zij dat ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de Klant. De Klant kan binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de Klant het Team-abonnement kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
7.3. Smardly legt elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de nakoming daarvan.
7.4. Smardly geeft persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een passende waarborg uit de AVG geldt, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8.1. De Klant kan veel verzoeken van Gebruikers zelf afhandelen in de beheeromgeving: gegevens inzien, wijzigen en profielen verwijderen.
8.2. Komt een verzoek van een Gebruiker bij Smardly binnen, dan stuurt Smardly het binnen vijf werkdagen door aan de Klant en handelt het niet zelf af.
8.3. Smardly helpt de Klant, voor zover redelijk, bij het nakomen van zijn plichten uit de AVG, zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een vraag van de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaat die hulp verder dan wat in de beheeromgeving kan, dan mag Smardly de redelijke kosten daarvan in rekening brengen, na vooraf overleg.
9.1. Ontdekt Smardly een datalek dat gegevens van de Klant betreft, dan meldt zij dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan de Klant, via het e-mailadres van de beheerder van het Team-account.
9.2. De melding bevat, voor zover bekend: wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel Gebruikers het betreft, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die Smardly neemt of voorstelt. Wat nog niet bekend is, vult Smardly aan zodra het bekend wordt.
9.3. De Klant beslist of hij het datalek meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de Gebruikers. Smardly doet dat niet zelf, tenzij de wet haar daartoe verplicht.
10.1. Smardly geeft de Klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat zij deze overeenkomst nakomt.
10.2. De Klant kan, ten hoogste eenmaal per jaar en met een aankondiging van ten minste 30 dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die geheimhouding heeft afgesproken. De Klant draagt de kosten daarvan. Blijkt uit de audit dat Smardly deze overeenkomst wezenlijk niet nakomt, dan herstelt Smardly dat op eigen kosten.
11.1. Deze overeenkomst loopt zolang het Team-abonnement loopt, en daarna zolang Smardly nog persoonsgegevens van de Klant verwerkt.
11.2. Na het einde van het Team-abonnement kan de Klant gedurende 30 dagen een export maken van de werkprofielen. Daarna verwijdert Smardly de werkprofielen en de bijbehorende statistieken binnen 60 dagen, inclusief kopieën in back-ups zodra die volgens het normale schema vervallen. Gegevens die Smardly wettelijk moet bewaren, zoals facturen, vallen hier niet onder.
11.3. Op verzoek bevestigt Smardly schriftelijk dat de gegevens verwijderd zijn.
11.4. Webadressen en QR-codes op NFC-kaarten van verwijderde profielen tonen na verwijdering een algemene pagina zonder persoonsgegevens.
12.1. Voor de aansprakelijkheid van partijen onder deze overeenkomst geldt artikel 19 van de Algemene Voorwaarden van Smardly BV, voor zover de AVG niet anders voorschrijft.
13.1. Bij tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
13.2. Smardly mag deze overeenkomst wijzigen als de wet, de uitleg van de wet of de dienst dat nodig maakt. Een wijziging die voor de Klant nadelig is, wordt ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd; de Klant kan het Team-abonnement dan kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum.
13.3. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Smardly gevestigd is.
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Betrokkenen | Gebruikers: medewerkers en andere personen voor wie de Klant een werkprofiel aanmaakt. Bezoekers van die profielen, alleen als anonieme telling |
| Gegevens | Naam, functie, afdeling, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, foto, bedrijfsgegevens, zakelijke sociale-media-links en wat de Klant of de Gebruiker verder in het profiel zet. Statistieken per profiel: datum, tijd, manier van openen (NFC, QR, link) en verwijzende pagina, zonder IP-adres van de bezoeker. Accountgegevens van Gebruikers en beheerders: naam, e-mail, inlogkenmerken en het toegewezen recht (basisprofiel of Team Pro-licentie) |
| Bijzondere gegevens | Geen. De Klant zet geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of godsdienst) of het burgerservicenummer in profielen |
| Doel | Het leveren van Smardly Team: werkprofielen, publieke profielpagina's, Wallet-passen, QR-codes, NFC-kaarten, beheer en statistieken, en het toekennen van rechten in Smardly Voice |
| Duur | Zolang het Team-abonnement loopt, en daarna zoals in artikel 11 |
| Subverwerker | Waarvoor | Locatie van de verwerking |
|---|---|---|
| Laravel Cloud | Hosting van de applicatie en de database | [nog in te vullen] |
| Mailgun | Versturen van uitnodigings- en servicemails | [nog in te vullen] |
| Sentry | Technische foutmeldingen, zonder namen of e-mailadressen | [nog in te vullen] |
| Apple | Wallet-passen en het bijwerken daarvan op de telefoon van de Gebruiker | Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework |
| Microsoft, Google en Apple | Inloggen met een bestaand account, alleen als de Gebruiker daarvoor kiest | Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework |
© 2020 - 2026 Smardly B.V. All rights reserved