Privacyverklaring Smardly BV

Versie: 28 oktober 2026 — vervangt de versie van 29 september 2020.

1. Wie we zijn

Smardly BV maakt digitale visitekaartjes (Smardly Tap), de bijbehorende NFC-kaarten en de app Smardly Voice. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals in deze verklaring beschreven.

Smardly BV
Mgr. Buxckstraat 8
6134 AP Sittard
KvK-nummer 80435602
E-mail: [email protected]

Deze verklaring geldt voor smardly.com, de online beheeromgeving, de publieke profielpagina's, de bestelpagina en de app Smardly Voice. Ben je medewerker van een bedrijf dat Smardly Team gebruikt, dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor je werkprofiel en verwerken wij die gegevens in opdracht van het bedrijf (zie hoofdstuk 7).

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet om advertenties op je af te stemmen.

2. Welke gegevens we verwerken, waarvoor en hoe lang

We verwerken alleen wat nodig is voor het doel in de eerste kolom. De grondslag zegt op welke wettelijke basis dat gebeurt.

Waarvoor	Welke gegevens	Grondslag	Bewaartermijn
Je account	Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taal, en bij inloggen met Apple, Google of Microsoft het kenmerk dat die partij ons geeft	Uitvoering van de overeenkomst	Zolang je account bestaat
Bewijs van je toestemming bij aanmelden	De exacte tekst waarmee je akkoord ging, datum, tijd en IP-adres	Wettelijke verplichting (aantonen van toestemming)	Zolang je account bestaat
Je profiel en visitekaartje	Wat je zelf invult: naam, functie, bedrijf, telefoon, e-mail, adres, website, sociale media, foto, logo en kleuren. Eerdere versies van je profiel bewaren we zodat je terug kunt	Uitvoering van de overeenkomst	Zolang het profiel bestaat
Je publieke profielpagina, Wallet-pass en QR-code	Dezelfde profielgegevens. Deze zijn bedoeld om te delen: iedereen met de link, de QR-code of je kaart kan ze zien	Uitvoering van de overeenkomst	Zolang het profiel bestaat
Statistieken van je profiel	Per bezoek: datum, tijd, hoe het profiel geopend werd (NFC, QR of link) en de verwijzende pagina. Géén IP-adres en geen gegevens waarmee we de bezoeker herkennen	Gerechtvaardigd belang (jou laten zien hoe je kaart gebruikt wordt)	Zolang het profiel bestaat
Bestellingen en levering	Naam, bedrijfsnaam, factuur- en afleveradres, e-mail, telefoon, btw-nummer, wat je besteld hebt, en bij een eigen ontwerp het logo of de afbeelding die je aanlevert	Uitvoering van de overeenkomst	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Betalingen en abonnementen	Betaalstatus, betaalmethode en het kenmerk van de betaling of machtiging bij Mollie. Je volledige rekening- of kaartnummer zien en bewaren wij niet	Uitvoering van de overeenkomst	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Facturen en boekhouding	Factuurgegevens en het btw-nummer, dat we controleren in het Europese VIES-systeem	Wettelijke verplichting	7 jaar
Afzien van herroepingsrecht en acceptatie van de voorwaarden	De tekst waarmee je akkoord ging, de versie van de voorwaarden, datum en tijd	Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (bewijs)	7 jaar, samen met de bestelling
Herroeping van een aankoop	Naam, e-mail, ordernummer, wat je herroept, datum, tijd en IP-adres	Wettelijke verplichting	2 jaar na afhandeling
Servicemails	E-mailadres, onderwerp, of de mail is afgeleverd en of hij geopend is	Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (nagaan dat belangrijke mails aankomen)	1 jaar
Herinnering bij een onvoltooide bestelling	E-mailadres en de inhoud van je winkelwagen	Gerechtvaardigd belang. Je kunt je in elke herinnering afmelden	Tot de bestelling is afgerond of je je afmeldt, uiterlijk 30 dagen
Wachtlijsten en nieuwsbrief (zoals Smardly Voice en Smardly Team)	Naam, e-mail, eventueel bedrijf en wat je ons vertelt, je toestemmingstekst, IP-adres en via welke link je kwam	Toestemming	Tot je je afmeldt of tot de lancering, daarna nog 1 jaar
Contactformulier en klantenservice	Naam, e-mail, je bericht, taal en IP-adres	Gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden)	2 jaar na het laatste contact
Beveiliging en storingen	Inlogsessie, IP-adres, browser en technische foutmeldingen	Gerechtvaardigd belang (een veilige en werkende dienst)	Sessies tot je uitlogt of 2 uur geen activiteit; foutmeldingen 90 dagen

Geef je ons gegevens van iemand anders, bijvoorbeeld een ander afleveradres of de contactgegevens van een collega op een kaart, zorg dan dat die persoon daarvan weet.

3. Smardly Voice: je opnames blijven van jou

Smardly Voice neemt gesprekken op, zet ze om in tekst en maakt een samenvatting. Dat gebeurt op je eigen toestel.

Opnames, transcripties en samenvattingen komen niet bij ons. Ze staan op je iPhone, iPad of Mac en, als je dat aanzet, in je eigen iCloud. Die opslag is van jou en valt onder de afspraken tussen jou en Apple. Smardly BV kan ze niet inzien, herstellen of verwijderen.
De microfoon. De app vraagt toegang tot de microfoon van je toestel om te kunnen opnemen. Die toestemming geef je zelf in iOS of macOS, en je kunt hem daar ook weer intrekken. Wat je opneemt blijft op je toestel staan.
De eerste keer is er internet nodig. Voor het omzetten naar tekst gebruikt de app het spraakmodel van Apple. Dat model wordt één keer door je toestel bij Apple opgehaald; daarna werkt transcriberen ook zonder verbinding. Bij dat ophalen gaat er geen opname mee — er komt alleen een model binnen.
Wat wel bij ons komt: dat je met je Smardly-account inlogt, of je recht hebt op onbeperkt transcriberen (Pro of een Team Pro-licentie) en, als je een abonnement in de App Store neemt, het bewijs van die aankoop, zodat we het aan je account kunnen koppelen.
De teller voor gratis transcripties staat in de app op je toestel, niet bij ons.
Koppel je een opnameapparaat, dan gaat de verbinding rechtstreeks tussen het apparaat en je toestel.
Neem je een gesprek op met anderen, dan ben jij verantwoordelijk voor wat je met die opname doet. Vertel de andere deelnemers vooraf dat je opneemt. Zie ook artikel 8.3 van de algemene voorwaarden.

Bewaartermijn: zolang jij ze bewaart. Verwijder je een opname of de app, dan is hij weg; bij ons heeft hij nooit gestaan.

4. Met wie we gegevens delen

We werken met een paar vaste partijen. Met elke partij die gegevens in onze opdracht verwerkt, hebben we een verwerkersovereenkomst. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor wat wij ze vragen.

Partij	Waarvoor	Welke gegevens
Laravel Cloud (hosting)	Het draaien van de website, de beheeromgeving en de database	Alle gegevens uit hoofdstuk 2, behalve Voice-opnames
Mailgun	Het versturen van servicemails en het bijhouden of ze aankomen	E-mailadres, naam, de inhoud van de mail
Mollie	Betalingen en de machtiging voor je abonnement	Naam, e-mail, bedrag en betaalgegevens. Mollie is zelf ook verantwoordelijke voor wat de wet van een betaaldienst eist
Billie (alleen als je als bedrijf op factuur betaalt)	Achteraf betalen en de kredietcontrole die daarbij hoort	Bedrijfsgegevens, contactpersoon, factuurbedrag
Sentry	Technische foutmeldingen, zodat we storingen snel zien	Technische gegevens van de fout; we sturen bewust geen namen of e-mailadressen mee
PDOK (Kadaster)	Je straat en plaats aanvullen als je je postcode en huisnummer invult	Postcode en huisnummer
Europese Commissie (VIES)	Controleren of een btw-nummer geldig is	Btw-nummer
Apple, Google en Microsoft	Alleen als je kiest om met hun account in te loggen, en bij Apple ook voor de Wallet-pass en aankopen in de App Store	Wat zij ons na het inloggen geven: naam, e-mail en een kenmerk
Google (Tag Manager en Analytics)	Websitestatistieken, alleen als je daar toestemming voor geeft (zie hoofdstuk 5)	Bezoekgegevens van de website
Gravatar	Het tonen van je profielfoto in de beheeromgeving, als je die bij Gravatar hebt	Een versleutelde vorm (hash) van je e-mailadres
Onze boekhouder en Exact Online	De administratie en de belastingaangifte	Factuurgegevens
Vervoerder (zoals PostNL)	Het bezorgen van je kaart	Naam, afleveradres en eventueel telefoon of e-mail voor track-and-trace

Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

5. Cookies en statistieken

We gebruiken cookies die nodig zijn om de site te laten werken, en alleen met je toestemming cookies voor statistieken.

Cookie	Waarvoor	Toestemming nodig	Hoe lang
Sessie- en beveiligingscookies	Ingelogd blijven, je winkelwagen onthouden en formulieren beveiligen	Nee, zonder deze werkt de site niet	Tot je de browser sluit of 2 uur geen activiteit
`smardly_consent`	Onthouden of je statistieken hebt toegestaan of geweigerd	Nee	1 jaar
Google Tag Manager en Google Analytics	Bijhouden hoe de website gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren	Ja. Ze worden pas geladen als je op "accepteren" klikt. Weiger je, dan doet de pagina geen enkel verzoek naar Google	Volgens de instellingen van Google, maximaal 14 maanden

Je kunt je keuze altijd wijzigen via de link "Cookies" onderaan elke pagina.

De statistieken van je eigen profiel (hoe vaak je kaart gescand of je profiel geopend is) gebruiken geen cookies en geen Google. We tellen ze zelf, zonder het IP-adres of andere gegevens van de bezoeker op te slaan.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

We bewaren je gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Unie. Een aantal partijen uit hoofdstuk 4 is gevestigd in de Verenigde Staten of werkt met diensten daar, zoals Google, Apple, Microsoft, Sentry en Gravatar. Gaan gegevens naar zo'n land, dan gebeurt dat alleen als de partij is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of als we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met haar hebben afgesproken.

7. Smardly Team: gegevens van medewerkers

Gebruikt je werkgever Smardly Team, dan is je werkgever verantwoordelijk voor je werkprofiel. Smardly BV is dan verwerker: we verwerken die gegevens alleen in opdracht van je werkgever en volgens de verwerkersovereenkomst die we met je werkgever hebben.

Je werkgever kan je werkprofiel aanmaken, wijzigen en verwijderen, en ziet de statistieken van de profielen van het bedrijf.
Je werkgever ziet niet de privéprofielen die je in je eigen account hebt, ook niet als je je privéaccount aan je werkaccount koppelt.
Ga je uit dienst, dan blijft je werkprofiel bij je werkgever en verbreken we de koppeling met je privéaccount.
Vragen over je werkprofiel stel je eerst aan je werkgever. Komen ze bij ons binnen, dan sturen we ze door.

8. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. Alle verbindingen zijn versleuteld (https), wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op, en alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij klantgegevens. Merk je iets dat wijst op misbruik, mail dan direct naar [email protected]. Bij een datalek dat risico's voor je meebrengt, informeren we jou en de Autoriteit Persoonsgegevens zoals de wet voorschrijft.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit);
een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dat iets verandert aan wat er daarvoor rechtmatig gebeurd is.

Veel kun je zelf in je account: je profiel wijzigen of verwijderen, en je afmelden voor mails via de link onderaan elke mail. Voor de rest mail je naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt.

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer genomen worden en voor jou rechtsgevolgen hebben.

10. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via [email protected]. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan zegt welke versie geldt. Bij een wijziging die voor jou belangrijk is, sturen we je vooraf een bericht. Eerdere versies vind je onderaan deze pagina.

Contact

Smardly BV
Mgr. Buxckstraat 8
6134 AP Sittard
E-mail: [email protected]
Telefoon: +31 85 743 00 23

Eerdere versie (29 september 2020, pdf)
Algemene voorwaarden
Verwerkersovereenkomst Smardly Team